INTRODUCCIÓN:

Actualmente es imposible no encontrar referencias a las IA (Inteligencias Artificiales) en cualquier medio de comunicación. Y, aprovechando la salida a finales del años pasado de la IA Infinity de PMI, me parece interesante comprobar cuales son sus capacidades en materia de gestión de riesgos en los proyectos en primera instancia, antes de comprobar sus capacidades de ayuda a la gestión de proyectos de forma global.

El PMI proporciona una herramienta basada en AI Co-Pilot y GPT 4 denominada PMI Infinity.

Esta herramienta ofrece respuestas y recomendaciones confiables y precisas para solucionar problemas que se puedan presentar a lo largo de la ejecución de los proyectos, gracias a que cuenta con una interfaz conversacional, que selecciona información relevante de la amplia biblioteca del PMI y aprovecha la arquitectura abierta de AI GPT 4.

Se debe tener en cuenta que esta aplicación se ha construido sobre un servicio OpenAI privado y dedicado, por lo tanto, sólo el PMI, lo mantiene, entrena y utiliza. Ninguna información con la que se ha entrenado, ni ninguna entrada o salida de las interacciones del usuario, se agrega a ningún servicio público de IA.

Para acceder a PMI Infinity, es necesario iniciar sesión utilizando tu nombre de usuario y contraseña del PMI. A partir del 12/Feb/24 solo pueden acceder los miembros del PMI , pues hasta esa fecha el acceso era libre).
Una vez que se ingresa a https://infinity.pmi.org/login, se encuentra la interfaz conversacional y se podrá iniciar la búsqueda.

 

CONSIDERACIONES:

Antes de utilizar PMI Infinity hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• PMI Infinity es una herramienta complementaria para los Project Managers, si bien puede brindar información valiosa y recursos útiles, no reemplazan la experiencia y el juicio del Director de Proyecto. Por lo tanto, es él quien debe guiar y refinar el proceso de búsqueda, así como saber interpretar, aplicar y utilizar la información que encuentra para facilitar su gestión.
• La calidad y precisión de las respuestas que se obtienen, depende de cómo se formulen los “prompts”, es decir “las instrucciones de búsqueda” que están representadas por las situaciones y/o escenarios que se plantean a la herramienta.
• Para encontrar las respuestas esperadas se debe utilizar técnicas denominadas “prompt engineering”, las cuales buscan asegurar aspectos como:
  •Reducir las malas interpretaciones
  •Proporcionar contexto, limitaciones específicas y resultados deseados
  •Presentar ideas coherentes, siguiendo un flujo estructurado de información

 

“Una IA puede disminuir el tiempo dedicado a la creación, pero incrementa el tiempo dedicado a la supervisión”

 

Se recomienda empezar con conversaciones simples y no estructuradas:

 

¿CÓMO PMI PUEDE FACILITAR LA GESTIÓN DE RIESGOS?

Para facilitar la gestión de riesgos de los proyectos que están a cargo de la OGTP, PMI Infinity puede ser una herramienta valiosa y que se puede aplicar en las siguientes etapas que conforman el proceso de riesgos:

 

Para lograr que la herramienta ofrezca una ayuda adecuada, se deben formular “Prompts” precisos, claros y según el contexto de cada proyecto, por lo tanto se recomienda tener en cuenta los siguientes tips:

A continuación, se presentan algunos “PROMPTS” GENERALES de ejemplo que pueden servir de apoyo:

1. Por favor, enumera las principales causas de riesgos en un proyecto de… (Ejemplo: desarrollo de software, infraestructura, automatización, mantenimiento, entre otros)
2. ¿Podrías darme una lista de riesgos potenciales que se pueden presentar en proyectos de… (Ejemplo: desarrollo de software, automatización, suministros, entre otros)
3. ¿Puedes mencionar cuáles son las categorías de riesgo que se deben considerar en un proyecto de… (Ejemplo: desarrollo de software, automatización, suministros, entre otros)
4. Dame los 10 mejores consejos referentes a la gestión de riesgos.
5. ¿Me puedes explicar cómo un bajo nivel de… (Ejemplo: comunicación, planificación, coordinación, entre otros) puede impactar en la ejecución de un proyecto de… (Ejemplo: desarrollo de software, suministros, mantenimiento, entre otros)
6. ¿Cuáles son los riesgos de no completar un proyecto de… (Ejemplo: desarrollo de software, mantenimiento, suministros, entre otros) dentro del tiempo y presupuesto asignado?

A continuación, se presentan algunos “PROMPS” ESPECÍFICOS de ejemplo, que pueden servir de apoyo:

1. Actualmente estoy asignado a un proyecto como Gerente de Proyecto. El proyecto está en su fase de… (Ejemplo: “inicio”). El objetivo de este proyecto es… (Ejemplo: “realizar mejoras sobre la herramienta que se utiliza para realizar al proceso de autenticación biométrica a los clientes”), buscando… (Ejemplo: “mejorar los indicadores de atención de clientes y número de créditos aprobados”). Para asegurar una ejecución y gestión adecuada del proyecto, necesito realizar una identificación de riesgos potenciales que pueden impactar el proyecto.
2. Por favor identifica los riesgos potenciales y para cada uno de ellos debes incluir los siguientes detalles en una tabla: nombre del riesgo, con un título breve que resume la esencia del riesgo; descripción del riesgo, con una explicación detallada del mismo, indicando probabilidad e impacto por orden de importancia y cómo puede impactar en los objetivos del proyecto.
3. Hola, soy Project Manager y me gustaría que me plantearas preguntas que me permitan realizar una identificación oportuna de los riesgos que pueden impactar a mi proyecto. Mi proyecto tiene el objetivo de… (Ejemplo: “realizar mejoras en la aplicación que se utiliza en la empresa para la gestión de incidentes reportados por los empleados a través de la intranet”.
4. ¿Qué tipo de respuesta al riesgo: aceptar, escalar, mitigar, evitar o transferir, se debería de escoger para un riesgo de… (Ejemplo: “retraso en el cronograma debido a ampliación del alcance”)?
5. ¿Cómo mitigar un riesgo de…(Ejemplo: “cambios de alcance”) en un proyecto de… (Ejemplo: “desarrollo de software”).
6. ¿Cómo crear un plan de contingencia para un riesgo de… (Ejemplo: “retrasos de cronograma”) en un proyecto de… (Ejemplo: “diseño de una aplicación web”).

ANEXO, VIDEO:

FUENTES CONSULTADAS:

•https://www.pmi.org/membership/infinity
•(2024) Project Management Institute: Talking to the machine
•(2024) Project Management Institute: An Overview of PMI Infinity
•(2023) Project Management Institute: Shaping the future of Project Management with AI